Kursus Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat Institut Latihan Pengangkutan Laut (MATRAIN) Pada 10 -11 Ogos 2020.

Seramai 32 orang Pegawai Laut dan kakitangan Pentadbiran Jabatan Laut Malaysia yang terpilih dari seluruh Malaysia berkampung selama 2 hari di Institut Latihan Pengangkutan Laut (MATRAIN), Persiaran Nakhoda KS11, Pelabuhan Klang, Selangor untuk mempelajari ilmu dan teknik pengurusan mesyuarat dan tatacara penulisan minit mesyuarat.

Kursus pengurusan mesyuarat ini amat bermanfaat disediakan oleh organisasi untuk diikuti oleh pihak pengurusan atasan, pegawai-pegawai serta kakitangan-kakitangan sokongan berpengalaman yang ingin meningkatkan lagi kemahiran mereka mengurus dan mengendali mesyuarat serta menulis minit mesyuarat.

Setiap peserta akan dibimbing untuk memahami peranan mereka dalam menyumbang kepada keberkesanan mesyuarat yang dijalankan serta mengetahui perkara-perkara yang perlu dilakukan sebelum, semasa dan selepas mesyuarat termasuklah mengambil nota mesyuarat dan menulis minit mesyuarat yang sistematik dan berkesan, agar mesyuarat yang dilaksanakan menjadi satu pelaburan yang sangat bermanfaat kepada organisasi dan bukannya kos yang membebankan organisasi.

Pengurusan mesyuarat dan menyediakan kertas kerja yang berkualiti dapat membantu memudahkan dan melicinkan gerak kerja organisasi. Banyak aspek yang perlu diambilkira seperti aspek bahasa, kejelasan maksud, penggunaan ayat yang ringkas dan tepat, format yang digunapakai dan sebagainya. Bahasa dan tatabahasa adalah komponen penting dalam penulisan. Penguasaan bahasa yang betul dan tepat serta mengikut tatabahasa yang disarankan, menjamin kualiti penyampaian maklumat dengan berkesan dalam penulisan dokumen yang bersifat rasmi.

Sepanjang dua hari berlangsung Kursus Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat ini, peserta telah mempelajari ilmu dan kemahiran untuk :

1. Meningkatkan keupayaan dan kemahiran menulis minit mesyuarat dan menyediakan kertas kerja mengikut format dengan berkesan.
2. Memahami fungsi-fungsi mesyuarat dan minit mesyuarat dalam konteks meningkatkan kecekapan pengurusan dan pencapaian matlamat organisasi.
3. Mengetahui bagaimana menyediakan dan menyusun notis mesyuarat, agenda mesyuarat, kertas kerja dan laporan dalam membuat persediaan sebelum mesyuarat. Peserta juga didedahkan dengan format penyediaan dan penyusunan memo dan surat rasmi untuk mengedarkan cabutan keputusan mesyuarat mengikut format yang berkesan setelah selesai mesyuarat.
4. Mengetahui cara mengambil nota di dalam mesyuarat seterusnya menulis minit mesyuarat mengikut format dan penggunaan ayat yang praktikal dan berkesan.
5. Bersedia dari segi mental dan fizikal untuk menghadiri mesyuarat serta tidak mengambil mudah terhadap persediaan sebelum mesyuarat.
6. Mahir meguruskan persediaan mesyuarat termasuklah menyediakan dokumen-dokumen mesyuarat berdasarkan senarai semak persediaan sebelum mesyuarat yang dibekalkan kepada setiap peserta.
7. Sedar dan mahir mengenai peranan dan etika ahli mesyuarat dan pengerusi mesyuarat di dalam menjayakan objektif mesyuarat.
8. Sedar dan mahir mengenai tindakan susulan selepas menyuarat, termasuk tindakan atas keputusan-keputusan mesyuarat dan fail-fail mesyuarat.

Kami ingin megucapkan erima kasih kepada Institut Latihan Pengangkutan Laut (MATRAIN) di atas jemputan dan peluang untuk kami mengendalikan kursus ini. Penghargaan juga kepada semua peserta atas penyertaan dan komitmen yang hebat sepanjang kursus. Selamat pulang ke destinasi dan semoga semakin cemerlang dalam menjalankan tanggungjawab yang diamanahkan.

Terima kasih atas sambutan dan maklumbalas yang memberangsangkan daripada peserta-peserta yang hadir. Kami kongsikan sebahagian daripada komen dan pendapat peserta yang hadir mengenai Kursus Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat ini :

1. Kursus ini berjaya menepati objektif kursus dan penceramah mempunyai interaksi yang sangat baik bersama peserta – Pearl Ezzaty Shobri – Pegawai Laut
2. Penyampaian yang mudah difahami dan sarat dengan maklumat penting dalam pengurusan mesyuarat – Mohamad Hafiz Bin Deraman – Pegawai Laut AL41
3. Secara keseluruhannya, penceramah dan program ini sangat bagus dan bermanfaat – Nur ‘Aqilah Bt Md Esa – Pegawai Laut AL41
4. Sangat berinformasi dan knowledgeable dalam menyampaikan modul kursus – Wan Muhammad Fakhrul Syafiq Bin Khalid – Pegawai Laut AL41
5. Sangat menarik konten yang disampaikan. Isi yang padat. – Mohd Nabil Bin Abdul Razak –  Pegawai Laut
6. Penceramah sangat bijak berinteraksi dengan peserta. Memberi peluang peserta bertukar pendapat / pandangan. – Norhidayah Binti Abdul Razak – Pegawai Akauntan W29(KUP)
7. Penyampaian mudah difahami dan berinformasi – Muhammad Aizat Fiqhi Bin Roslan – Pegawai Laut
8. So far excellent – Sumathi A/P Loki Thasan – Pembantu Tadbir N22
9. Penceramah menyampaikan ceramah dengan baik dan jelas – Wan Muhammad Huzaimi Bin Zamrud Hisham – Penolong Pegawai Tadbir N29
10. Modul yang amat berkesan – Nurfidayu Binti Mahamed Ramly – Pembantu Tadbir

Anda berminat untuk mengadakan Kursus Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat ini di tempat anda? Klik di sini untuk mendapatkan maklumat terperinci bengkel ini beserta sebutharga.