7 Adab Semasa Menghubungi Pelanggan. Kejayaan sesebuah organisasi banyak bergantung kepada khidmat pelanggannya. Pelanggan tidak akan kembali melainkan mereka mendapat khidmat secara profesional dan berbudi bahasa. Apabila berhubung dengan pelanggan, ingat bahawa kita sedang berhubung dengan makhluk yang mempunyai perasaan.
Di sini kami kongsikan 7 adab semasa menghubungi atau dihubungi oleh pelanggan.
1. Menggunakan nama yang formal ketika ingin memperkenalkan diri anda kepada pelanggan. Ini merupakan satu perkara yang sangat penting agar pelanggan mengetahui dengan siapa mereka sedang berurusan. Memperkenalkan dan menyebut nama anda ketika menghubungi pelanggan boleh membina kepercayaan pelanggan dan menunjukkan rasa bersedia untuk bertanggungjawab bagi pihak organisasi.
2. Jika pelanggan menghubungi anda, anda perlu menjawab panggilan dengan kadar yang segera. Angkat telefon dalam kadar masa tidak lebih daripada tiga deringan. Ini adalah komitmen atas sikap responsif dan profesional dalam berurusan dengan pelanggan. Elakkan daripada membuat pelanggan menunggu dengan terlalu lama.
Jika seorang pelanggan menelefon anda ketika anda sedang sibuk, beritahulah dengan sopan bahawa anda sedang sibuk dan tanya sama ada anda boleh menelefon beliau kemudian. Jika beliau memilih untuk dipanggil kemudian, nyatakan masa yang dipersetujui bersama, dan pastikan anda mematuhinya.
Jika anda terpaksa membuatkan pelanggan anda menunggu lebih daripada satu minit, tanya sama ada beliau ingin menunggu atau lebih suka kalau dipanggil semula. Jika beliau ingin menunggu, pastikan anda mengucapkan terima kasih kepadanya kerana menunggu.
3. Sabar dan tenang ketika membuat sebarang urusan dengan pelanggan agar mereka berasa selesa dan mudah untuk berurusan dengan anda. Malah, dengarkan apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan dengan teliti dan elakkan mencelah ketika pelanggan belum habis bercakap.
Apabila bersikap tenang, kita mampu menjadi seorang pendengar yang baik terhadap pelanggan. Jangan memandang rendah terhadap nilai mendengar kepada pelanggan, ianya merupakan satu kemahiran yang paling berharga untuk dipelajari. Menjadi seorang pendengar yang baik bermaksud lebih daripada hanya mendengar apa yang pelanggan katakan. Ia bermaksud memberi pelanggan perhatian yang tidak berbelah bahagi, dan mendengar dengan seluruh jiwa raga anda serta menyekat segala gangguan untuk mendengar.
4. Bertindak dengan segera atas permintaan pelanggan. Contohnya, jika pelanggan meminta anda menghantar kertas cadangan berkenaan sesuatu projek, anda perlu menyiapkan kertas cadangan tersebut secepat mungkin agar pelanggan tidak akan menunggu dalam tempoh waktu yang agak lama.
Sama ada kita suka atau tidak, kita hidup dalam era yang memerlukan segala-galanya dengan segera. Apabila pelanggan inginkan perkhidmatan, mereka inginkannya serta-merta. Menjadi sebuah syarikat yang responsif dan profesional bermaksud menjadi sebuah syarikat yang segera didapati, tersedia ada, dan sanggup membantu pelanggan setiap kali mereka meminta bantuan.
